Yuliana Puspitasari: Microsoft Excel

Definisi dan Fungsi Microsoft Excel

Definisi Microsoft Excel

Microsoft excel adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode-metode pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data-data sekolah, hasil-hasil penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.

Fungsi Microsoft Excel

1. Kalkulasi, dengan program ini kita bisa melakukan kalkulasi atau

penghitungan dengan mudah, baik penghitungan yang sederhana maupun

dengan rumus – rumus yang sangat kompleks.

2. Grafik, dengan program ini kita bisa mempresentasikan data kita dalam

bentuk grafik yang komunikatif.

3. Komunikasi, dengan program ini kita juga bisa berkomunikasi dengan

pengguna (user) lain.Program ini sudah dirancang untuk bisa saling

bertukar informasi dalam bentuk jaringan dimana orang lain bisa

membuka lembar kerja kita dari terminal (komputer) yang

berlainan,bahkan ia juga bisa melakukan perubahan pada lembar kerja

yang sama pada saat yang bersamaan pula.

4. Internet,suatu saat mungkin kita akan mengirim data dalam bentuk tabel

atau grafik pada orang lain di tempat di seluruh dunia,Microsoft Excel bisa

melakukanya dengan baik sekali.

5. Otomatis, dengan Excel kita bisa menggunakan otomatisasi penghitungan

data yang kita ketikkan.Dengan perumusan yang benar,maka Excel akan

langsung melakukan perubahan secara otomatis terhadap data kita setiap

kali mengalami perubahan.

6. Aplikasi, Microsoft Excel dapat membantu kita merancang aplikasi siap

pakai,yaitu dengan fasilitas macro.

Menu dan icon pada Microsoft Excel

Gambar 1. Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007

1. Judul

Menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja yang aktif.

2. Office Button

Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish dokumen.

3. Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)

Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya.

4. Toolbar

Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.

5. Help

Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms.Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.

6. Lembar Kerja (Workbook)

Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali.

7. Cell

Cell Aktif Penggulung vertikal

8. Lembar aktif

9. Nama Range

10. Fungsi

11. Penggulung

12. Nomor Baris
13. Nomor Kolom

Membuat dokumen pengolah angka

Dari contoh pengelolaan data sederhana kita akan belajar tentang cara pengetikan di excel, alignment, cara memformat huruf, cara memformat tabel dan cell. Berikut adalah contoh penerapan Microsoft Excel dalam bidang keguruan :

Gambar 2. Pengisian Daftar Nilai Siswa

C. Penerapan Microsoft Excel

Microsoft Excel dapat Langkah-langkah membuat dokumen daftar unit kerja seperti pada Gambar 2 adalah sebagai berikut:

1. Buat Judul dan Sub Judul Laporan

Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan “DAFTAR NILAI SISWA” pada Cell aktif tersebut.Kemudian ketikkan sub judul laporan pada Cell A1, A2, A3, dan M5 seperti pada tampilan diatas.

2. Penggunaan alignment, format font dan format Cell

Untuk membuat Judul Laporan letaknya di tengah-tengah tabel maka arahkan kursor ke A1 kemudian select cell mulai A1 sampai F1. Kemudian klik tombol Merge Cell agar judul laporan terletak ditengah-tengah tabel.

Gambar 3

Agar huruf pada judul laporan dan tabel tebal maka arahkan kursor pada cell kemudian klik tombol Bold atau dapat juga melakukan format font lainnya seperti underline atau italic.

Selanjutnya data dapat dilengkapi seperti Gambar 2.

3. Penggunaan format Tabel dan Cell

Microsoft Excel menyediakan fasilitas format table dengan beberapa template seperti memberi border, warna border, warna cell dan style font dengan kliktombol format table seperti ini , kemudia akan muncul pilihan style formattabel seperti berikut ini. Kita juga dapat melakukan format tabel dan format cell sesuai selera kita atau tidak menggunakan template yang disediakan Microsoft Excel. Seperti contohnya pada Gambar 2. menggunakan format tabel dan cell sendiri dengan cara

Gambar 4

Untuk membuat border pada tabel, blok tabel yang akan di beri border dalam hal ini mulai cell A7 sampai M21, kemudian klik panah pada tombol dan pilih All Border seperti pada tampilan dibawah ini.

Gambar 5

Untuk memberi warna pada judul tabel bisa menggunakan fasilitas format cell dengan cara blok cell A7 sampai M8 kemudian klik tombol kemudian akan muncul pilihan style cell yang akan kita pilih seperti pada tampilan dibawah ini.

Gambar 6

D. Macam-macam formula

1. =SUM(…)

Fungsinya : Untuk melakukan penjumlahan

Bentuk umum : =SUM(range sel)

Contoh : Misalkan kita akan menjumlahkan dari sel H5 sampai sel H15

Penulisan : =SUM(H5:H15)

2. =COUNT(…)

Fungsinya : Untuk melakukan counter

Bentuk umum : =COUNT(range sel)

Contoh : Misalkan kita akan menghitung jumlah pegawai yang berada di sel B5 sampai sel B15

Penulisan : =COUNT(B5:B15)

3. =MAX(…)

Fungsinya : Untuk mencari nilai maksimum (terbesar)

Bentuk umum : =MAX(range sel)

Contoh : Misalkan kita ingin menetukan nilai terbesar dari sederetan

sel yang berada di sel F1 sampai sel F17

Penulisan : =MAX(F1:F17)

4. =MIN(…)

Fungsinya : Untuk mencari nilai minimum (terkecil)

Bentuk umum : =MIN(range sel)

Contoh : Misalkan kita ingin menentukan nilai terkecil dari sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel F17

Penulisan : =MIN(F1:F17)

5. =AVERAGE(…)

Fungsinya : Untuk mencari nilai rata-rata

Bentuk umum : =AVERAGE (range sel)

Contoh : Misalkan kita ingin mengetahui nilai rata-rata dari sel A11 sampai A17

Penulisan :=AVERAGE(A11:A17)

6. =ABS(…)

Fungsinya : Untuk mengubah angka-angka yang ada dalam daftar argumennya menjadi bilangan mutlak (absolut)

Bentuk umum : =ABS(range sel)

Contoh : Misalkan kita bermaksud mengetahui secara mutlak dari sel yang kita aktifkan, misal di sel F17

Penulisan : =ABS(F17)

7. =SQRT(…)

Fungsinya : Untuk menghitung akar dari bilangan X. Bilangan X tidak boleh negative

Bentuk umum : =SQRT(range sel)

Penulisan : = SQRT(25)

8. =IF(…;…;…)

Fungsinya : Untuk mengecek apakah nilai yang kita gunakan sebagai kunci benar atau salah (memenuhi syarat atau tidak)

Bentuk umum : =IF(logical_test ; Value_if_true ; Value_if_false)

Contoh : Misalkan kita akan membandingkan nilai di suatu sel yang berada di sel F17, tentang kriteria siswa dinyatakan lulus atau gagal dengan ketentuan sbb.Jika nilai rata-rata siswa lebih besar sama dengan 60, maka siswa dinyatakan LULUS, dan sebaliknya.

Penulisan : =IF(F17>=60:”LULUS”;”GAGAL”)

artinya jika kolom F17 lebih besar sama dengan 60, maka LULUS, jika kurang dari 60, maka GAGAL

Keterangan :

Jika kondisi di sel F17 terpenuhi, maak kerjakan Value_if_true, jika kondisi di sel F17 tidak terpenuhi, maka kerjakan Value_if_false

9. =DATE(Year,Month,Date)

Fungsinya : Untuk menghitung jumlah hari

Contoh : =DATE(73,8,11) à 26887 hari

10. =VLOOKUP

Fungsinya : Untuk pembacaan suatu tabel secara vertikal

Bentuk umum : =VLOOKUP(lookup_value; table_array; Col_index_num; Range_lookup)

11. =HLOOKUP

Fungsinya : Untuk pembacaan suatu tabel secara horizontal

Bentuk umum :=HLOOKUP(lookup_value; table_array; Col_index_num; Range_lookup)

12. =LEFT(…;…)

Fungsinya : Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu dari sebuah kiri

Bentuk umum :=LEFT(teks;jumlah karakter yang diambil)

Contoh : Misal kita akan mengambil karakter yang ada di sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf

Penulisan : =LEFT(F17;3) à hasilnya Feb

13. =RIGHT(…;…)

Fungsinya :Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu dari sebuah kanan

Bentuk umum :=RIGHT(teks;jumlah karakter yang diambil)

Contoh :Misal kita akan mengambil karakter yang ada di sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf

Penulisan :=RIGHT(F17;3) à hasilnya ari

14. =MID(…;…;…)

Fungsinya : Untuk mengambil teks dari kedudukan tertentu dengan sejumlah karakter tertentu

Bentuk umum :=MID(teks;start_number; number_char)

Contoh : Misal kita akan mengambil karakter baru yang ada di sel F17 (Februari)

Penulisan : =MID(F17:3:3)

E. Mencari Nilai Rapor Dengan Ketentuan Tertentu

Biasanya untuk nilai rapor, beberapa madrasah menetapkan cara dan ketentuan yang berbeda. Misalnya nilai rapor didapat dari 70% Rata-rata nilai harian (tugas, PR, UH, MID) ditambah 30% nilai US, maka rumus yang digunakan untuk menyelesaikannya adalah sebagai berikut :

=(AVERAGE(D4:I4)*70%)+(J4*30%)

Catatan:

AVERAGE(D4:I4) adalah rumus untuk mencari rata-rata nilai tugas, PR, Latihan, UH1, UH 2 dan MID.
*70% adalah pengali hasil rata dengan nilai 70/100
J4*30% adalah nilai US dikali 30%
Kalau seandainya nilai yang didapatkan berkoma (contoh : 66,75) sementara nilai yang kita inginkan adalah nilai bulat maka klik tombol Decress decimal sampai didapat nilai bulat yang diinginkan (dalam kasus ini sebanyak dua kali klik)

F. Merengking Nilai siswa

1. Buka file excel nilai siswa

2. Letakkan kursor pada cell rangking seperti contoh gambar berikut

3. Ketik =RANK(

4. Klik Cell nilai siswa yang akan di ranking

5. Ketik pembatas statment-nya (bisa , atau ; tergantung settingan komputer) dalam gambar berikut menggunakan ;

6. Blok seluruh nilai siswa dari siswa pertama sampai siswa terakhir di kelas tersebut, contoh pada gambar

7. Tekan tombol F4 yang ada pada keyboard, sehingga range yang telah kita blok tadi menjadi ABSOLUT dan ditandai dengan simbol $ pada cell-cellnya.

8. Ketik pembatas statment-nya, sebagaimana point 5.

9. Ketik angka 0 (nol) agar nilai siswa yang tinggi menjadi peringkat 1 (satu) dan seterusnya. (nilai 1 (satu) untuk kebalikannya).

10. Ketik kurung tutup dan tekan tombol enter.

11. Klik dan Tarik cell rangking siswa pertama sampai ke siswa terakhir dalam satu kelas tersebut.

G. Mengelompokkan Nilai Siswa

Salah satu kewajiban guru selain memberikan nilai pada setiap kegiatan pembelajaran adalah mengelompokkan siswa berdasarkan TUNTAS atau REMEDI. Kalau siswa yang dibina tidak terlalu banyak maka tidak akan terlalu sulit untuk mengelompokkan siswa tersebut. Akan tetapi hal ini akan terasa sulit kalau jumlah siswa banyak.

Berikut ini akan diberikan langkah-langkah untuk mengelompokkan siswa berdasarkan criteria diatas. Langkah-langkah ini juga berguna untuk nilai mentah atau nilai yang sudah diolah.

1. Buka file data nilai siswa.

2. Tambah satu kolom disamping nilai yang akan dikelompokkan (dalam kasus ini akan dikelompokkan siswa berdasarkan nilai rapor yang telah diolah)

3. Ketiklah rumus berikut :

=IF(L4>74,”Tuntas”,”Remedi”)

Catatan:

IF adalah Fungsi dari Excel yang digunakan untuk pengelempokkan data
L4 adalah Posisi sel Nilai Rapor siswa pertama
> (lebih besar) adalah operator pembanding, bisa juga digunakan >= (lebih besar sama dengan) atau < (lebih kecil) atau <= (lebih kecil sama dengan).
74 adalah KKM mata pelajaran bersangkutan dikurangi 1 (dalam kasus ini KKM mata pelajaran adalah 75)
, (koma) adalah pembatas antara kriteria yang diberikan dengan kelompok yang memenuhi kriteria tersebut (jika nilai lebih besar dari 74 maka Tuntas). Pada beberapa computer lain pembatas ini bisa jadi ; (titik koma) maka kita tinggal menyesuaikan saja.
“Tuntas” adalah kelompok yang memenuhi kriteria, disini kata Tuntas harus diapit oleh tanda kutip 2 (caranya tekan dan tahan tombol shift yang ada di keyboard dan secara bersamaan tekan tombol tanda kutip yang berada disamping kanan tombol enter.

“Remedi” adalah kelompok yang tidak memenuhi kriteria yang ditentukan.

1. Ulangi langkah 4 – 6 pada point A (mencari jumlah) untuk siswa selanjutnya.

H. Cara Membuat Grafik

Berikut langkah-langkah untuk membuat grafik excel seperti penjelasan dan gambar di bawah ini.
> Siapkan data yang akan diolah menjadi chart atau grafik.
> Tandai dahulu data yang ingin kita buat menjadi grafik. Untuk data “tahun” tidak ditandai dahulu karena bukan termasuk data untuk digrafikkan (hanya sebagai keterangan dalam gambar grafik). Tetapi akan dimasukkan setelah grafik selesai dibuat.

> Pilih Insert (1), lalu Column (2), lalu Pilih jenis grafik (3)

> Setelah grafik berhasil dibuat, masukkan data “tahun” dengan cara berikut ini:
- Klik kanan pada daerah yang akan dimasukkan data “tahun”, misalnya pada angka 8 dibawah ini(1), Kemudian pilih Select data (2)

- Kemudian Klik Edit

- Akan muncul jendela Axis Labels seperti gambar di bawah ini.

- Tandai kolom “tahun” sebagai pengganti/input tahun untuk label grafik (1), kemudian Klik OK (2)

- Klik OK sekali lagi pada jendela setelahnya.

> Selesai…

> Untuk merubah tampilan atau jenis grafik, misalnya grafik garis, anda bisa merubahnya dengan Klik pada area border grafik (1), kemudian pilih Change Chart Type (2)